Les Archives municipales sont ouvertes à tous. La consultation des documents et des ouvrages est gratuite et se fait exclusivement sur place. Lors de la première visite, l'inscription, avec présentation d'une pièce d'identité, est obligatoire. Le personnel des Archives est à la disposition du public pour l'orienter dans ses recherches mais il ne peut les effectuer à sa place.

Les conditions de consultation 

Le dépôt des manteaux et des sacs dans un vestiaire fermé à clé est obligatoire.

Les documents sont communiqués immédiatement jusqu'à 11h45.

Les chercheurs doivent impérativement se conformer au règlement affiché en salle de lecture. Les boissons et la nourriture sont interdites à l'intérieur de la salle de lecture. Chacun est invité à manipuler avec le plus grand soin les documents communiqués.

Les délais de communicabilité

La loi 2008-696 sur les Archives pose le principe de la libre communication des documents de l’administration, à l’exception de :

25 ans pour les statistiques.

50 ans pour les dossiers de personnel (à compter de la clôture du dossier) ainsi que les documents contenant des informations mettant en cause la vie privée ou portant un jugement de valeur ou une appréciation sur une personne physique.

75 ans pour les actes de naissance, de mariage et pour les statistiques collectées par des questionnaires portant sur des faits et comportements privés (dont les recensements).

100 ans pour les documents se rapportant à des mineurs (à compter du document le plus récent du dossier).

120 ans pour les dossiers médicaux (à compter de la date de naissance) ou 25 ans après le décès.

En deçà de ces délais, la communication est soumise à l’obtention d’une dérogation.

Consultation de l’état civil

Pour consulter les actes de l’état civil de plus de 100 ans, les chercheurs peuvent se rendre aux Archives municipales de Toulon ou sur le site internet des Archives départementales du Var http: www.archives.var.fr

Les demandes de recherches de moins de 100 ans, s’effectuent auprès du service de l’état-civil.  www.toulon.fr/démarches

La reproduction de documents

Elle constitue une facilité pour les chercheurs et non un droit. Les documents reliés, de grande taille (dépassant le A3), fragiles ou en mauvais état, ne peuvent être photocopiés. Les photographies sans flash sont autorisées.

Tarifs : Photocopies A4 et A3 : 0,15 €.

Diffusion sur Internet de photographies ou de documents numérisés

Il est rappelé aux lecteurs que la Commission nationale de l’informatique et des libertés (C.N.I.L) interdit toute reproduction sur Internet sous forme de photographies, d’index ou de base de données, d’informations à caractère personnel, avant un délai de 100 ans à compter de la date du document. Voir l'article 3 de la délibération de la CNIL n° 2012-113.

Il existe des exceptions :

• Les actes de mariages peuvent être publiés en ligne 75 ans après la clôture du registre.
• Les actes de décès peuvent être publiés en ligne 25 ans après la clôture du registre.

Cependant les actes de naissance de plus de 100 ans mais contenant des mentions marginales de moins de 100 ans ne peuvent être publiés en ligne avec ces mentions. De même les données sensibles (opinion politique, appartenance syndicale, religieuse etc.) ne peuvent être mises en ligne avant un délai de 150 ans. Voir l’article 8 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978.